Politique de confidentialité destinée aux candidats au recrutement

Dernière mise à jour : 20/06/2024

1. Préambule

AKTISEA est une entreprise adaptée spécialisée dans l’accompagnement des entreprises vers plus d’inclusion, en les aidant notamment dans le recrutement de candidats Bénéficiaires de l’Obligation d’Emploi des Travailleurs Handicapés (BOETH).

Nous sommes très heureux de l’intérêt que vous portez à notre entreprise et aux postes que nous proposons via notre portail de recrutement visible sous https://recrutement.aktisea.com/ ou via d’autres plateformes. Lorsque vous postulez à l’une de nos offres ou lorsque vous entrez en contact avec AKTISEA pour intégrer notre CVthèque, nous souhaitons que vous vous sentiez en confiance et en sécurité et que notre politique de confidentialité soit pour vous un gage de transparence.

2. Objet de la présente politique de confidentialité

Lorsque vous entrez en contact avec AKTISEA pour nous faire parvenir votre candidature pour un poste à pourvoir chez AKTISEA ou chez l’un de nos clients ou pour une candidature spontanée, nous sommes amenés à traiter des informations qui se rapportent directement ou indirectement à vous.

De telles informations sont appelées des « Données à caractère personnel » et elles sont protégées par la règlementation en France et dans l’Union européenne.

AKTISEA s’engage à respecter la réglementation en vigueur, en particulier le Règlement Général sur la Protection des Données Personnelles UE 2016/679 du 27 avril 2016 et les règles de droit national prises pour son application.

Concrètement, cela signifie que :

– les données personnelles qui sont confiées à AKTISEA sont traitées de manière confidentielle et sécurisée dans des conditions portées à la connaissance des personnes concernées, en toute transparence ;

– AKTISEA est engagée dans une démarche continue de protection des données de ses utilisateurs ;

– AKTISEA dispose d’une équipe dédiée à la protection des données personnelles et réalise régulièrement des audits de sécurité ;

– les données personnelles de santé des utilisateurs sont hébergées par un prestataire ayant reçu l’agrément HDS (Hébergeur de Données de Santé) ;

– l’individu reste maître de ses données à caractère personnel.

Le but de la présente « Politique de confidentialité » (ci-après la « Politique ») est d’informer toutes les personnes physiques concernées (ci-après désignées par « Vous ») sur :

  • la manière dont AKTISEA collecte et utilise vos Données Personnelles ; et
  • les droits dont vous disposez en lien avec vos Données Personnelles, ainsi que sur les moyens dont vous disposez pour exercer ces droits.

3. Qui est responsable du traitement des données personnelles ?

En principe, l’entité qui définit les finalités (pourquoi ?) et les moyens (comment ?) des traitements de données mis en œuvre dans le cadre des prestations d’accompagnement RQTH est : 

la société AKTISEA SARL 

Dont le siège social est situé : 1 avenue Emmanuel Pontremoli à Nice (06200). 

Représentée par ses co-gérants, Alban Grolleau et Kevyn Kohler 

Coordonnées de notre délégué à la protection des données : 

La société AKTISEA a désigné un Délégué à la Protection des Données (ci-après « DPO ») pour répondre à toutes les demandes, y compris d’exercice de droits, relatives à vos données à caractère personnel. 

Vous pouvez le joindre : 

Soit par mail à l’adresse suivante :  Ouvre un nouvel ongletdpo@aktisea.comécrire un nouvel email 

Soit par courrier : AKTISEA, 1 avenue Emmanuel Pontremoli à Nice (06200) 

📢 ATTENTION : Lorsque vous répondez à une annonce de recrutement publiée par AKTISEA pour le compte de l’un de ses clients, c’est ce client qui est le responsable du traitement, car c’est alors lui qui définit les finalités (pourquoi ?) et les moyens (comment ?) des traitements. AKTISEA agit alors comme sous-traitant au sens de la règlementation sur les données à caractère personnel.

4. Quelles sont les données personnelles collectées et traitées par AKTISEA et pour quelle finalité ?

AKTISEA met en œuvre – soit comme responsable du traitement soit comme sous-traitant, selon le cas – les traitements de Données à caractère personnel dans le cadre du recrutement ou de l’aide au recrutement (sourcing) de candidats BOETH.

Le caractère obligatoire ou facultatif des Données personnelles collectées et les éventuelles conséquences d’un défaut de réponse sont indiqués lors de leur collecte par le consultant AKTISEA.

Vous pouvez consulter le détail des Données à caractère personnel qu’AKTISEA est susceptible de traiter et pour quelle finalité dans le tableau reproduit ci-dessous :

Nature du traitement (« Quoi ? »)Finalités
(« Pourquoi ? »)
Catégories de Données Personnelles traitéesBase légale
Constitution d’une CV thèque  Réception de candidatures spontanéesAlimentation et gestion d’une base de candidatsMise à disposition et gestion d’un accès au compte candidat sur la plateforme de recrutement AKTISEA    État civil, identité, données d’identification, imagesIdentifiants de connexion à la plateforme de recrutement AKTISEACandidatures à des offres, Centres d’intérêts du candidat, compétences, diplômes, formations du candidat, date de disponibilité, délai de préavis, Métiers, fonctions, anciens employeurs et coordonnées des références indiquées,Informations concernant des aménagements du temps de travail ou du poste de travail,Permis de conduire,Informations d’ordre économique et financier (revenus, prétentions salariales)Données de santé (RQTH)  Ces traitements est nécessaire aux fins de l’intérêt légitime d’AKTISEA de constituer une CV thèque et de trouver les candidats en adéquation avec les postes à pourvoir (directement chez AKTISEA ou auprès de ses clients). Cela étant, lorsque le traitement réalisé par AKTISEA porte sur informations relatives à votre état de santé, qui seront également traitées que sur la base de  votre consentement. Dès lors que vous exprimez votre consentement, vous bénéficiez d’un droit à retirer ce consentement par simple action (voir ci-dessous)
Sourcing de candidats pour des postes à pourvoir dans les entreprises clientes d’AKTISEARecherche active de candidats sur des plateformes de recrutement tierces (AGEFIPH, France travail, Hellowork, etc.)Réception des candidaturesCommunication avec les candidatsAménager et gérer les accès à la plateforme de recrutement AKTISEA et au compte candidat associéConvocation à et réalisation d’entretiens de présélection avec les candidats retenusTransmission de la candidature aux équipes du client en charge du recrutementFacturation des clientsGestion des contrats clientsCivilité, noms (de naissance et/ou d’usage), prénoms, date et lieu de naissance, e-mail personnel, numéro de téléphone personnel, nationalité Langue(s) parlée(s)Identifiants de connexion à la plateforme de recrutement AKTISEAPages personnelles rendues publiques sur des sites web ou réseaux sociauxCandidatures à des offres, Centres d’intérêts du candidat, compétences, diplômes, formations du candidat, date de disponibilité, délai de préavis, Métiers, fonctions, anciens employeurs et coordonnées des références indiquées,Informations concernant des aménagements du temps de travail ou du poste de travail,Permis de conduireInformations d’ordre économique et financier (revenus, prétentions salariales)Données de santé (RQTH)  Ces traitements sont nécessaires aux fins de l’intérêt légitime d’AKTISEA de fournir la prestation convenue avec ses clients, ainsi qu’aux fins de l’intérêt légitime d’AKTISEA à assurer le suivi et la facturation des prestations réalisées Cela étant, lorsque le traitement réalisé par AKTISEA porte sur des données que vous fournissez de manière volontaire, celles-ci ne sont traitées que sur la base de votre consentement. Il en est de même des informations relatives à votre état de santé, qui seront également traitées que sur la base de  votre consentement. Dès lors que vous exprimez votre consentement, vous bénéficiez d’un droit à retirer ce consentement par simple action (voir ci-dessous)
Recrutement pour des postes à pourvoir directement chez AKTISEAEvaluer les compétences des candidats, leurs qualifications et leur aptitude à occuper un poste déterminéCommuniquer avec les candidatsAménager et gérer les accès à la plateforme de recrutement AKTISEA et au compte candidat associéConserver les dossiers relatifs à nos processus d’embaucheCivilité, noms (de naissance et/ou d’usage), prénoms, date et lieu de naissance, e-mail personnel, numéro de téléphone personnel, nationalité Langue(s) parlée(s)Identifiants de connexion à la plateforme de recrutement AKTISEAPages personnelles rendues publiques sur des sites web ou réseaux sociauxCandidatures à des offres, Centres d’intérêts du candidat, compétences, diplômes, formations du candidat, date de disponibilité, délai de préavis, Métiers, fonctions, anciens employeurs et coordonnées des références indiquées,Informations concernant des aménagements du temps de travail ou du poste de travail,Permis de conduireInformations d’ordre économique et financier (revenus, prétentions salariales)Données de santé (RQTH)Ces traitements sont nécessaires aux fins de l’intérêt légitime d’AKTISEA de recruter des personnes compétentes en adéquation avec les postes à pourvoir. Cela étant, lorsque le traitement réalisé par AKTISEA porte sur des données que vous fournissez de manière volontaire, celles-ci ne sont traitées que sur la base de votre consentement. Il en est de même des informations relatives à votre état de santé, qui seront également traitées que sur la base de  votre consentement. Dès lors que vous exprimez votre consentement, vous bénéficiez d’un droit à retirer ce consentement par simple action (voir ci-dessous)

5. D’où proviennent les données personnelles vous concernant traitées par AKTISEA ?

Les données vous concernant traitées par AKTISEA proviennent en principe directement de vous-même ou sont générées par votre activité et votre interaction avec nos équipes et/ou les outils auxquels nous avons recours. Dans le cas de son activité de recherche active de candidats, AKTISEA collecte les données auprès des plateformes sur lesquelles vous avez laissé votre CV.

6. Qui a accès à vos données et à qui vos données sont-elles transmises ?

Dans la limite de leurs attributions respectives et pour les finalités rappelées au point 3 ci-dessus, les principales personnes qui seront susceptibles d’avoir accès à vos données sont les suivantes :

  • le personnel habilité de nos services internes, notamment nos consultants ;
  • les personnes en charge du recrutement au sein des entreprises clientes d’AKTISEA ;

Certains tiers autorisés ont accès aux données collectées :

  • le fournisseur de notre plateforme de gestion ;
  • le fournisseur d’hébergement en mode cloud.

Tous les tiers auxquels nous pouvons faire appel sont liés à AKTISEA par un accord de sous-traitance conformément à la règlementation et se sont donc engagés à n’agir que sur instruction d’AKTISEA et à traiter vos Données Personnelles en assurant leur sécurité et leur confidentialité conformément à la règlementation applicable en matière de Données Personnelles.

Pour toute demande d’information complémentaire sur nos sous-traitants, vous pouvez nous écrire à l’adresse dpo@aktisea.comécrire un nouvel email

Les autres organismes qui peuvent avoir accès à vos données sont :

  • S’il y a lieu, les juridictions concernées, médiateurs, experts-comptables, commissaires aux comptes, avocats, huissiers, sociétés de recouvrement de créances ;

Vos données à caractère personnel ne sont ni communiquées, ni échangées, ni vendues ni louées sans votre consentement exprès préalable conformément aux dispositions légales et réglementaires applicables.

7. Vos données personnelles sont-elles transférées en dehors de l’espace économique européen ? 

Dans tous les cas, vos informations personnelles seront sauvegardées sur des serveurs situés dans l’EEE.

Vous pouvez demander à accéder aux documents assurant la présence de garanties appropriées en faisant la demande à notre Délégué à la Protection des Données par mail à dpo@aktisea.com

8. Combien de temps vos données sont-elles conservées ?

Nous conservons vos données uniquement le temps nécessaire à la réalisation des finalités poursuivies, telles que décrites au point 3 ci-dessus et, si besoin, augmentées des durées de prescription légales.

Les données concernant les candidats recrutés par AKTISEA pour son propre compte, seront incluses dans leur dossier administratif et y seront conservées jusqu’à 5 (cinq) ans après la fin de la relation de travail, à moins que la législation ne prévoie une durée différente.

Dans le cas des données collectées dans le cadre d’une procédure de recrutement, les données des candidats non retenus seront conservées pendant 3 (trois) mois après la fin du processus de recrutement,, afin que les candidats non retenus puissent obtenir une explication de cette décision.

Par ailleurs, et sous réserve du consentement des candidats, les données de ces derniers pourront être conservées afin de pouvoir les recontacter ultérieurement en cas de nouvelles opportunités d’emploi ou pour alimenter la CV thèque d’AKTISEA. Dans ce cas, les données seront conservées pour une durée de 2 (deux) ans qui court à compter du dernier contact avec le candidat ou jusqu’au retrait de votre consentement. 

Enfin, les données concernant les candidats peuvent être conservées dans les archives intermédiaires d’AKTISEA à des fins de preuve, afin de se prémunir contre d’éventuelles plaintes pour discrimination, pendant une période qui n’excède pas la durée de prescription de telles actions (en principe, 5 (cinq) ans à compter de la fin du processus de recrutement).

9. De quels droits disposez-vous sur vos Données personnelles ?

Conformément à la règlementation sur les Données à caractère personnel, vous disposez d’un certain nombre de droits. Vous pouvez exercer tous vos droits détaillés ci-dessous, par mail en vous adressant à notre délégué à la protection des données, sur son adresse mail dpo@aktisea.comécrire un nouvel email ou par courrier postal à l’adresse AKTISEA, 1 avenue Emmanuel Pontremoli à Nice (06200)

Les droits dont vous disposez pour assurer la protection de vos données personnelles sont les suivants:

9.1. Droit d’information sur le traitement des Données Personnelles 

AKTISEA s’engage à déployer ses meilleurs efforts pour délivrer une information concise, transparente et accessible sur les conditions de traitement de vos Données Personnelles.

9.2. Droit d’accès aux Données Personnelles 

Vous pouvez accéder à vos Données Personnelles faisant l’objet d’un traitement par AKTISEA et vous disposez également du droit d’en recevoir une copie sous forme électronique (pour toute copie supplémentaire, AKTISEA sera en droit d’exiger le règlement de frais basés sur les coûts administratifs occasionnés).

9.3. Droit de rectification des Données Personnelles 

Vous avez le droit de demander la rectification des Données Personnelles le concernant lorsque celles-ci sont erronées, incomplètes ou obsolètes.

9.4. Droit d’effacement 

Vous avez le droit de demander l’effacement de données, par exemple, dès lors que vous considérez la/les finalité(s) pour laquelle elles ont été recueillies a/ont disparu.

Néanmoins, il est précisé que AKTISEA pourra conserver certaines Données Personnelles lorsque la loi le lui imposera ou en cas de motif légitime. Il est possible que si vos données personnelles sont effacées suite à votre demande et avant l’expiration de la durée de conservation valable, cela puisse nous empêcher de vous fournir les services que vous attendez de nous.

 9.5. Droit d’opposition et droit de rétractation

Vous pouvez vous opposer à tout moment, pour des motifs tenant à votre situation personnelle, au traitement de vos Données Personnelles (notamment aux communications commerciales), lorsque ce traitement est nécessaire aux fins des intérêts légitimes d’AKTISEA.

Lorsqu’un traitement est basé sur votre consentement, vous avez la possibilité de rétracter votre consentement à tout moment.  

 9.6. Droit à la limitation des traitements des Données Personnelles

Vous disposez du droit de demander que les traitements effectués sur vos Données Personnelles soient limités à ce qui est nécessaire. Ce droit est applicable seulement :

  • si vous contestez l’exactitude de vos Données Personnelles ;
  • si vous pouvez établir que le traitement de vos Données Personnelles est illicite et demande une limitation de leur utilisation plutôt qu’un effacement ;
  • si AKTISEA n’a plus besoin de vos Données Personnelles mais que celles-ci vous sont encore nécessaires pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice ;
  • si vous vous opposez aux traitements fondés sur un intérêt légitime que nous poursuivons en tant que Responsable de traitement, ayant confirmé que les intérêts légitimes poursuivis par nous prévalent sur les vôtres.

 9.7. Droit de définir des directives post-mortem

Conformément à la loi Informatique et Libertés vous disposez de la possibilité de définir, de votre vivant, des directives relatives à la conservation, à la suppression et à la communication de vos Données Personnelles dès votre décès.

 9.8. Droit de réclamation auprès d’une autorité de contrôle

Si vous estimez que les efforts mis en œuvre par AKTISEA pour préserver la confidentialité des Données Personnelles ne garantissent pas le respect de vos droits, vous avez la possibilité d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle compétente (CNIL ou toute autre autorité mentionnée sur la liste disponible auprès de la Commission européenne).

Vous pouvez exercer tous vos droits précités par mail en vous adressant à notre délégué à la protection des données, sur son adresse mail dpo@aktisea.com

10. Quelles sont les mesures de sécurité mises en place par AKTISEA ?

AKTISEA met en œuvre toutes les mesures techniques et organisationnelles nécessaires afin d’assurer la sécurité et la confidentialité de vos Données à caractère personnel.

A ce titre, nous prenons toutes les précautions utiles, au regard de la nature des données et des risques présentés par les traitements pour en préserver la sécurité et, notamment, empêcher que les données soient déformées, endommagées, ou que des tiers non autorisés y aient accès (protection physique des locaux, protocole https sécurisé, journalisation et traçabilité des connexions aux logiciels déployés en interne).

11. Modification de la Politique

AKTISEA se réserve le droit d’apporter, à tout moment, des modifications à la présente Politique afin de respecter les évolutions législatives et réglementaires et/ou d’améliorer celle-ci.

En cas de modification, une nouvelle version sera actualisée et mise en ligne avec la date de « Dernière mise à jour ».

12. Droit applicable

 La présente Politique est soumise au droit français, en ce compris les dispositions applicables aux règles de droit international privé.