Politique de confidentialité – Accompagnement vers une RQTH
Dernière mise à jour : 20/06/2024
1. Préambule
Forte de son expertise du handicap en entreprise, AKTISEA apporte une réponse concrète et personnalisée aux besoins des collaborateurs de ses clientes entreprises, dont notamment un service d’accompagnement dans la reconnaissance de la qualité de travailleur handicapé (RQTH).
Lorsque vous prenez contact avec AKTISEA pour recevoir des informations sur le handicap, être conseillés et accompagnés dans votre démarche de reconnaissance de votre qualité de travailleur handicapé, nous souhaitons que vous vous sentiez à l’aise, en sécurité, et que notre politique de protection des données vous apparaisse comme un gage de confiance.
2. Objet de la présente politique de confidentialité
Dans le cadre de l’accompagnement des collaborateurs de ses clients, AKTISEA est amenée à traiter des informations qui se rapportent directement ou indirectement à ces collaborateurs.
De telles informations sont appelées des « Données à caractère personnel » et elles sont protégées par la règlementation en France et dans l’Union européenne.
AKTISEA s’engage à respecter la réglementation en vigueur, en particulier le Règlement Général sur la Protection des Données Personnelles UE 2016/679 du 27 avril 2016 et les règles de droit national prises pour son application.
Concrètement, cela signifie que :
– les données personnelles qui sont confiées à AKTISEA sont traitées de manière confidentielle et sécurisée dans des conditions portées à la connaissance des personnes concernées, en toute transparence ;
– AKTISEA est engagée dans une démarche continue de protection des données de ses utilisateurs ;
– AKTISEA dispose d’une équipe dédiée à la protection des données personnelles et réalise régulièrement des audits de sécurité ;
– les données personnelles de santé des utilisateurs sont hébergées par un prestataire ayant reçu l’agrément HDS (Hébergeur de Données de Santé) ;
– l’individu reste maître de ses données à caractère personnel.
Le but de la présente « Politique de confidentialité » (ci-après la « Politique ») est d’informer toutes les personnes physiques concernées (ci-après désignées par « Vous ») sur :
- la manière dont AKTISEA collecte et utilise vos Données Personnelles ; et
- les droits dont vous disposez en lien avec vos Données Personnelles, ainsi que sur les moyens dont vous disposez pour exercer ces droits.
3. Qui est responsable du traitement des données personnelles ?
En principe, l’entité qui définit les finalités (pourquoi ?) et les moyens (comment ?) des traitements de données mis en œuvre dans le cadre des prestations d’accompagnement RQTH est :
la société AKTISEA SARL
Dont le siège social est situé : 1 avenue Emmanuel Pontremoli à Nice (06200).
Représentée par ses co-gérants, Alban Grolleau et Kevyn Kohler
Coordonnées de notre délégué à la protection des données :
La société AKTISEA a désigné un Délégué à la Protection des Données (ci-après « DPO ») pour répondre à toutes les demandes, y compris d’exercice de droits, relatives à vos données à caractère personnel.
Vous pouvez le joindre :
Soit par mail à l’adresse suivante : dpo@aktisea.com
Soit par courrier : AKTISEA, 1 avenue Emmanuel Pontremoli à Nice (06200)
📢 ATTENTION : Si vous êtes salarié d’une entreprise ayant désigné un référent handicap, c’est votre employeur qui est le responsable de traitement, car c’est alors lui qui définit les finalités (pourquoi ?) et les moyens (comment ?) des traitements. AKTISEA agit alors comme sous-traitant au sens de la règlementation sur les données à caractère personnel.
4. Quelles sont les données personnelles collectées et traitées par AKTISEA dans le cadre de l’accompagnement RQTH pour quelle finalité ?
AKTISEA met en œuvre – soit comme responsable du traitement soit comme sous-traitant, selon le cas – les traitements de Données à caractère personnel dans le cadre de son service d’accompagnement dans le parcours de demande de RQTH avec pour but d’informer, conseiller et accompagner les collaborateurs de ses clients, demandeurs de RQTH.
Le caractère obligatoire ou facultatif des Données personnelles collectées et les éventuelles conséquences d’un défaut de réponse sont indiqués lors de leur collecte par le consultant AKTISEA.
Vous pouvez consulter le détail des Données à caractère personnel qu’AKTISEA est susceptible de traiter et pour quelle finalité dans le tableau reproduit ci-dessous :
| Nature du traitement (« Quoi ? ») | Nature du traitement (« Quoi ? ») | Catégories de Données Personnelles traitées | Base légale |
| Gestion des demandes d’informations sur le handicap au travail (par téléphone, sms ou courriel) | – Mise à disposition d’informations sur la RQTH. – Réceptionner et gérer vos demandes. – Vous mettre en relation avec le service concerné et, le cas échéant, prise de contact par téléphone. – Répondre aux demandes reçues par voie électronique (email, chat et WhatsApp). – Identifier votre employeur, le client d’AKTISEA, pour permettre l’accès à nos services. – Établir des statistiques (non nominatives) pour améliorer nos services et refacturer nos prestations à nos clients. | – Données d’identification et de contact : Nom de naissance, Nom d’usage ou d’époux(se), Prénom, Difficultés sociales, économiques et financières, Numéro de téléphone personnel, E-mail personnel. – Données d’identification professionnelles: Numéro de téléphone professionnel, E-mail professionnel, Adresse de l’établissement, Nom du service de rattachement. – Information relative à la santé de l’utilisateur du service (l’employé) : Qualité du travailleur en situation de handicap, Renseignements sur l’invalidité, Propositions d’adaptation du poste de travail formulées par le médecin du travail. – Communication: Date de communication, Demandes formulées, Échanges d’informations, Numéro de dossier . | Ce traitement est nécessaire aux fins de l’intérêt légitime d’AKTISEA de fournir la prestation convenue avec votre employeur et vous apporter des réponses adaptées à votre demande. Cela étant, lorsque le traitement réalisé par AKTISEA porte sur des données relatives à votre état de santé, celles-ci ne seront traitées que sur la base de votre consentement. Dès lors que vous exprimez votre consentement, vous bénéficiez d’un droit à retirer ce consentement par simple action (voir ci-dessous). |
| Accompagnement dans les démarches de demande (initiale ou de renouvellement) de RQTH auprès des MDPH. | – Réceptionner et gérer vos demandes. – Créer votre dossier de suivi sur notre plateforme . – Suivi de l’état d’avancement de la démarche. – Identifier votre employeur, le client d’AKTISEA, aux fins de la facturation du service fourni. – Établir des statistiques (non nominatives) pour améliorer nos services et refacturer nos prestations à nos Clients. | – Données d’identification et de contact : Nom de naissance, Nom d’usage ou d’époux(se), Prénom, Difficultés sociales, économiques et financières, Numéro de téléphone personnel, E-mail personnel. – Données d’identification professionnelles : Numéro de téléphone professionnel, E-mail professionnel, Adresse de l’établissement, Nom du service de rattachement. – Information relative à la santé de l’utilisateur du service (l’employé) : Qualité du travailleur en situation de handicap, Renseignements sur l’invalidité, Propositions d’adaptation du poste de travail formulées par le médecin du travail. – Communication: Date de communication, Demandes formulées, Échanges d’informations, Numéro de dossier. | Ce traitement est nécessaire aux fins de l’intérêt légitime d’AKTISEA de fournir la prestation convenue avec votre employeur et vous apporter des réponses adaptées à votre demande. Cela étant, lorsque le traitement réalisé par AKTISEA porte sur des données relatives à votre état de santé, celles-ci ne seront traitées que sur la base de votre consentement. Dès lors que vous exprimez votre consentement, vous bénéficiez d’un droit à retirer ce consentement par simple action (voir ci-dessous). |
| Facturation des clients (entreprise employeur) | – Numéro de dossier. – Statistiques anonymes. | Intérêt légitime d’AKTISEA à assurer le suivi et la facturation des prestations réalisées. |
5. D’où proviennent les données personnelles vous concernant traitées par AKTISEA ?
AKTISEA collecte et traite des Données à caractère personnel qui vous concernent. Ces données proviennent directement de vous-même ou sont générées par votre activité et votre interaction avec nos équipes et/ou les outils auxquels nous avons recours.
6. Qui a accès à vos données et à qui vos données sont-elles transmises ?
Dans la limite de leurs attributions respectives et pour les finalités rappelées au point 3 ci-dessus, les principales personnes qui seront susceptibles d’avoir accès à vos données sont les suivantes :
- le personnel habilité de nos services internes, notamment nos consultants ;
Certains tiers autorisés ont accès aux données collectées :
- Le fournisseur de notre plateforme de gestion
- Le fournisseur d’hébergement en mode cloud.
Tous les tiers auxquels nous pouvons faire appel sont liés à AKTISEA par un accord de sous-traitance conformément à la règlementation et se sont donc engagés à n’agir que sur instruction d’AKTISEA et à traiter vos Données Personnelles en assurant leur sécurité et leur confidentialité conformément à la règlementation applicable en matière de Données Personnelles.
Pour toute demande d’information complémentaire sur nos sous-traitants, vous pouvez nous écrire à l’adresse dpo@aktisea.com
Les autres organismes qui peuvent avoir accès à vos données sont :
- S’il y a lieu, les juridictions concernées, médiateurs, experts-comptables, commissaires aux comptes, avocats, huissiers, sociétés de recouvrement de créances ;
- Les tiers susceptibles de déposer des cookies sur vos terminaux (ordinateurs, tablettes, téléphones portables…).
Vos données à caractère personnel ne sont ni communiquées, ni échangées, ni vendues ni louées sans votre consentement exprès préalable conformément aux dispositions légales et réglementaires applicables.
7. Vos données personnelles sont-elles transférées en dehors de l’espace économique européen ?
Dans tous les cas, vos informations personnelles seront sauvegardées sur des serveurs situés dans l’EEE.
Vous pouvez demander à accéder aux documents assurant la présence de garanties appropriées en faisant la demande à notre Délégué à la Protection des Données par mail à dpo@aktisea.com
8. Combien de temps vos données sont-elles conservées ?
Nous conservons vos données uniquement le temps nécessaire pour les finalités poursuivies, telles que décrites à l’article 3 ci-dessus, et si besoin augmenté des durées de prescriptions légales.
Les données utilisées dans le cadre de la gestion des demandes reçues sont conservées jusqu’à 10 ans à partir de la dernière prise de contact ou, lorsque le traitement est basé sur votre consentement, jusqu’au retrait de votre consentement.
9. De quels droits disposez-vous sur vos Données personnelles ?
Conformément à la règlementation sur les Données Personnelles, vous disposez d’un certain nombre de droits. Vous pouvez exercer tous vos droits détaillés ci-dessous, par mail en vous adressant à notre délégué à la protection des données, sur son adresse mail dpo@aktisea.com ou par courrier postal à l’adresse AKTISEA, 1 avenue Emmanuel Pontremoli à Nice (06200)
Les droits dont vous disposez pour assurer la protection de vos données personnelles sont les suivants :
9.1. Droit d’information sur le traitement des Données Personnelles
AKTISEA s’engage à déployer ses meilleurs efforts pour délivrer une information concise, transparente et accessible sur les conditions de traitement de vos Données Personnelles.
9.2. Droit d’accès aux Données Personnelles
Vous pouvez accéder à vos Données Personnelles faisant l’objet d’un traitement par AKTISEA et vous disposez également du droit d’en recevoir une copie sous forme électronique (pour toute copie supplémentaire, AKTISEA sera en droit d’exiger le règlement de frais basés sur les coûts administratifs occasionnés).
9.3. Droit de rectification des Données Personnelles
Vous avez le droit de demander la rectification des Données Personnelles le concernant lorsque celles-ci sont erronées, incomplètes ou obsolètes.
9.4. Droit d’effacement
Les informations collectées via le formulaire de candidatures sont conservées jusqu’à 6 mois à partir de la fin du processus du recrutement.
Votre CV est conservé dans notre CVthèque pendant une durée de 2 ans après la dernière prise de contact.
9.5. Droit d’opposition et droit de rétractation
Vous pouvez vous opposer à tout moment, pour des motifs tenant à votre situation personnelle, au traitement de vos Données Personnelles (notamment aux communications commerciales), lorsque ce traitement est nécessaire aux fins des intérêts légitimes d’AKTISEA.
Lorsqu’un traitement est basé sur votre consentement, vous avez la possibilité de rétracter votre consentement à tout moment.
9.6. Droit à la limitation des traitements des Données Personnelles
Vous disposez du droit de demander que les traitements effectués sur vos Données Personnelles soient limités à ce qui est nécessaire. Ce droit est applicable seulement :
- si vous contestez l’exactitude de vos Données Personnelles ;
- si vous pouvez établir que le traitement de vos Données Personnelles est illicite et demande une limitation de leur utilisation plutôt qu’un effacement ;
- si AKTISEA n’a plus besoin de vos Données Personnelles mais que celles-ci vous sont encore nécessaires pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice ;
- si vous vous opposez aux traitements fondés sur un intérêt légitime que nous poursuivons en tant que Responsable de traitement, ayant confirmé que les intérêts légitimes poursuivis par nous prévalent sur les vôtres.
9.7. Droit de définir des directives post-mortem
Conformément à la loi Informatique et Libertés vous disposez de la possibilité de définir, de votre vivant, des directives relatives à la conservation, à la suppression et à la communication de vos Données Personnelles dès votre décès.
9.8. Droit de réclamation auprès d’une autorité de contrôle
Si vous estimez que les efforts mis en œuvre par AKTISEA pour préserver la confidentialité des Données Personnelles ne garantissent pas le respect de vos droits, vous avez la possibilité d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle compétente (CNIL ou toute autre autorité mentionnée sur la liste disponible auprès de la Commission européenne).
Vous pouvez exercer tous vos droits précités par mail en vous adressant à notre délégué à la protection des données, sur son adresse mail dpo@aktisea.com
10. Quelles sont les mesures de sécurité mises en place par AKTISEA ?
AKTISEA met en œuvre toutes les mesures techniques et organisationnelles nécessaires afin d’assurer la sécurité et la confidentialité de vos Données à caractère personnel.
A ce titre, nous prenons toutes les précautions utiles, au regard de la nature des données et des risques présentés par les traitements pour en préserver la sécurité et, notamment, empêcher que les données soient déformées, endommagées, ou que des tiers non autorisés y aient accès (protection physique des locaux, protocole https sécurisé, journalisation et traçabilité des connexions aux logiciels déployés en interne).
11. Modification de la Politique
AKTISEA se réserve le droit d’apporter, à tout moment, des modifications à la présente Politique afin de respecter les évolutions législatives et réglementaires et/ou d’améliorer celle-ci.
En cas de modification, une nouvelle version sera actualisée et mise en ligne avec la date de « Dernière mise à jour »
12. Droit applicable
La présente Politique est soumise au droit français, en ce compris les dispositions applicables aux règles de droit international privé.
